Политика конфиденциальности

1. Контролёр персональных данных

Контролёром персональных данных в отношении операций по обработке, описанных в настоящей Политике конфиденциальности, является Meretime Grupp OÜ, действующее под брендом NordVisa, регистрационный код 10858669, адрес: Uus-Sadama tn 21-207, Kesklinna linnaosa, 10120 Tallinn, Harju maakond, Estonia, email: info@nordvisa.ee.

2. Какие персональные данные мы собираем

Объём обрабатываемых нами персональных данных зависит от того, каким образом вы взаимодействуете с нами и какие услуги запрашиваете.

2.1. Запросы и коммуникация

Когда вы связываетесь с нами через веб-сайт, электронную почту, телефон, сервис обмена сообщениями или другой канал связи, мы можем обрабатывать:

• имя и фамилию;

• адрес электронной почты;

• номер телефона, если он предоставлен;

• предпочтительный способ связи;

• информацию, содержащуюся в вашем запросе или переписке;

• предоставленную вами информацию о переезде, иммиграции, месте проживания, гражданстве, бизнесе, семейных или иных обстоятельствах, относящихся к вашему запросу.

2.2. Данные клиентов и данные, связанные с оказанием услуг

Если вы поручаете NordVisa оказание услуг, мы можем обрабатывать персональные данные, необходимые для оценки вашей ситуации и предоставления запрошенных консультационных, релокационных, иммиграционных услуг или поддержки при подаче заявлений, включая, когда это применимо:

• идентификационные и контактные данные;

• копии и данные документов, удостоверяющих личность, или проездных документов;

• информацию о гражданстве и месте проживания;

• информацию, связанную с иммиграцией и визами;

• сведения о работе, образовании, бизнесе или профессиональной деятельности;

• сведения о семье и семейных отношениях, если они имеют отношение к запрошенной услуге;

• финансовую или подтверждающую информацию, необходимую для конкретного заявления или процедуры;

• переписку и документы, относящиеся к вашему делу;

• информацию, необходимую для выставления счетов, бухгалтерского учёта и администрирования;

• иную информацию, объективно необходимую для предоставления запрошенной вами услуги.

Мы соблюдаем принцип минимизации данных и стремимся обрабатывать только те персональные данные, которые являются адекватными, относящимися к цели обработки и необходимыми для соответствующей цели.

2.3. Специальные категории персональных данных

Некоторые вопросы, связанные с иммиграцией, проживанием, гражданством, семьёй или релокацией, могут включать информацию, относящуюся к специальным категориям персональных данных в соответствии со статьёй 9 GDPR.

Мы не запрашиваем и не обрабатываем такую информацию, если она не является необходимой и относящейся к конкретной услуге или процедуре.

Если специальные категории персональных данных обрабатываются, такая обработка осуществляется только при наличии применимого основания, предусмотренного статьёй 9(2) GDPR, включая явное согласие, когда это применимо.

Пожалуйста, не направляйте нам чувствительную персональную информацию, которая не требуется для вашего запроса или запрашиваемой услуги.

2.4. Персональные данные других лиц

Если вы предоставляете нам персональные данные другого лица, например супруга, члена семьи, работника, представителя или иждивенца, вам следует убедиться, что вы вправе предоставить такую информацию, если соответствующее разрешение требуется.

Мы будем обрабатывать такую информацию только в объёме, необходимом для оказания соответствующей услуги или достижения иной законной цели.

2.5. Технические данные

При посещении нашего веб-сайта ограниченный объём технической информации может обрабатываться автоматически в объёме, необходимом для работы и обеспечения безопасности веб-сайта, включая:

• IP-адрес;

• информацию о браузере и устройстве;

• дату и время запросов;

• основные серверные журналы и журналы безопасности;

• информацию, необходимую для технически обязательных файлов cookie или аналогичных технологий.

В настоящее время мы не используем сторонние технологии поведенческого отслеживания или рекламы, такие как Meta Pixel или Google Analytics.

Если это изменится, настоящая Политика конфиденциальности и, при необходимости, механизм получения согласия на использование файлов cookie будут соответствующим образом обновлены.

3. Цели и правовые основания обработки

Мы обрабатываем персональные данные только при наличии соответствующего правового основания в соответствии с GDPR.

3.1. Ответы на запросы и преддоговорные действия

Когда вы обращаетесь к нам по поводу наших услуг, мы можем обрабатывать ваши персональные данные для ответа на запрос, оценки ваших потребностей, предоставления информации о наших услугах, подготовки предложения и совершения по вашему запросу действий до заключения договора об оказании услуг.

Правовое основание: статья 6(1)(b) GDPR — принятие мер по запросу субъекта данных до заключения договора.

Если запрос не связан с потенциальными договорными отношениями, обработка может основываться на нашем законном интересе отвечать на сообщения, адресованные нашей компании, в соответствии со статьёй 6(1)(f) GDPR.

3.2. Оказание услуг

После заключения договора об оказании услуг мы обрабатываем персональные данные для предоставления согласованных консультационных, релокационных, иммиграционных услуг и поддержки при подаче заявлений, а также для связи с вами по вопросам вашего дела.

Правовое основание: статья 6(1)(b) GDPR — исполнение договора.

3.3. Выполнение юридических обязанностей

Мы можем обрабатывать персональные данные, если это необходимо для выполнения применимых требований бухгалтерского, налогового, регуляторного законодательства, требований к хранению документов или иных юридических обязанностей.

Правовое основание: статья 6(1)(c) GDPR — выполнение юридической обязанности.

3.4. Законные интересы

В соответствующих случаях мы можем обрабатывать персональные данные на основании наших законных интересов, включая:

• обеспечение безопасности и целостности нашего веб-сайта и информационных систем;

• предотвращение неправомерного использования, мошенничества или инцидентов безопасности;

• управление и документирование деловой переписки;

• ведение надлежащей деловой документации;

• установление, осуществление или защиту правовых требований.

Правовое основание: статья 6(1)(f) GDPR.

Мы основываем обработку на законных интересах только в тех случаях, когда такие интересы не перевешиваются вашими интересами, основными правами или свободами.

3.5. Согласие

Если для обработки требуется ваше согласие, мы запросим его отдельно и объясним соответствующую цель обработки.

Правовое основание: статья 6(1)(a) GDPR и, где применимо, статья 9(2)(a) GDPR.

Вы можете отозвать своё согласие в любое время. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществлённой до его отзыва.

4. Сроки хранения данных

Мы храним персональные данные только в течение периода, обоснованно необходимого для целей, для которых они были собраны, а также для выполнения применимых юридических обязанностей.

Как правило:

• информация, относящаяся к запросам, которые не привели к возникновению отношений с клиентом, обычно хранится до 12 месяцев после последней содержательной коммуникации, после чего безопасно удаляется или обезличивается, если более длительное хранение не является обоснованно необходимым;

• персональные данные, обрабатываемые в целях исполнения договора об оказании услуг, хранятся в течение клиентских отношений, а после их завершения — только в течение срока, необходимого для выполнения юридических, договорных, бухгалтерских, налоговых требований или обоснованных целей ведения документации;

• бухгалтерские документы и записи хранятся в течение срока, установленного применимым законодательством Эстонии;

• персональные данные, имеющие отношение к существующему или обоснованно ожидаемому юридическому спору, могут храниться в течение периода, необходимого для установления, осуществления или защиты правовых требований;

• технические журналы и журналы безопасности хранятся только в течение периода, обоснованно необходимого для целей безопасности и эксплуатации.

Таким образом, для различных категорий информации могут применяться различные сроки хранения.

Когда персональные данные больше не требуются, они безопасно удаляются или обезличиваются с учётом применимых юридических требований и разумных технических ограничений, связанных с системами резервного копирования.

5. Безопасность данных

Мы применяем соответствующие технические и организационные меры, предназначенные для защиты персональных данных от случайного или незаконного уничтожения, утраты, изменения, несанкционированного раскрытия или доступа.

В зависимости от используемой системы и вида обработки такие меры могут включать:

• шифрование коммуникаций, включая SSL/TLS;

• контроль доступа и меры аутентификации;

• ограничение доступа в соответствии с операционной необходимостью;

• соответствующие требования конфиденциальности;

• безопасные способы хранения и передачи информации;

• надлежащее управление поставщиками услуг и правами доступа.

Ни одна система электронной передачи или хранения данных не может гарантировать абсолютную безопасность. Поэтому мы регулярно учитываем характер и чувствительность обрабатываемой информации и применяем меры защиты, соответствующие связанным с обработкой рискам.

В случае нарушения безопасности персональных данных мы проведём его оценку и, если это требуется статьями 33 и 34 GDPR, уведомим компетентный надзорный орган и/или затронутых лиц.

6. Передача персональных данных

Мы не продаём персональные данные.

Мы можем раскрывать персональные данные только в случаях, когда это необходимо для соответствующей цели, в том числе следующим категориям получателей.

6.1. Поставщики услуг

Мы можем использовать поставщиков услуг, которые обрабатывают персональные данные от нашего имени, включая поставщиков:

• хостинга веб-сайта и технической инфраструктуры;

• электронной почты и коммуникационных сервисов;

• систем хранения документов или программного обеспечения для бизнеса;

• IT-поддержки и услуг информационной безопасности.

Если поставщик услуг действует в качестве нашего обработчика, мы принимаем соответствующие меры, предусмотренные статьёй 28 GDPR, включая заключение договора об обработке персональных данных, когда это требуется.

Наш веб-сайт в настоящее время создан и/или размещён с использованием инфраструктуры Framer. Поскольку наша техническая инфраструктура со временем может меняться, используемые нами конкретные поставщики также могут изменяться.

6.2. Профессиональные партнёры и поставщики услуг

Если это необходимо для запрошенной вами услуги, персональные данные могут передаваться соответствующим профессиональным партнёрам или поставщикам услуг, включая:

• нотариусов;

• переводчиков и поставщиков переводческих услуг;

• поставщиков услуг по регистрации бизнеса или корпоративных услуг;

• бухгалтеров или налоговых специалистов;

• иных профессиональных консультантов или поставщиков услуг, участвующих в вашем деле.

В зависимости от обстоятельств такие получатели могут выступать самостоятельными контролёрами персональных данных, а не обработчиками, действующими по нашим инструкциям. Например, нотариус, удостоверяющий документ, или переводчик, выдающий заверенный перевод, как правило, самостоятельно определяет цели и средства обработки в соответствии со своими профессиональными обязанностями независимо от NordVisa.

Если партнёр выступает самостоятельным контролёром, он самостоятельно несёт ответственность за обработку ваших персональных данных в соответствии с GDPR. Запросы, касающиеся такой обработки, например запросы на доступ, исправление или удаление данных, относящиеся к работе соответствующего партнёра, должны направляться непосредственно этому партнёру. В разумных пределах мы поможем вам определить соответствующее контактное лицо.

Мы передаём персональные данные таким получателям только в объёме, обоснованно необходимом для оказания запрошенной услуги, если вы были проинформированы о такой передаче либо если передача иным образом разрешена или требуется законом.

6.3. Государственные органы

Если это необходимо для запрошенной вами услуги либо требуется или разрешается законом, персональные данные могут быть предоставлены компетентным государственным органам или иным официальным учреждениям.

В зависимости от конкретного дела к ним могут относиться органы, занимающиеся вопросами иммиграции, гражданства, консульскими вопросами, налогообложением, регистрацией бизнеса или иные компетентные органы.

Такие органы, как правило, обрабатывают персональные данные в качестве самостоятельных контролёров на основании применимого к ним законодательства и самостоятельно несут ответственность за такую обработку.

7. Международная передача данных

Некоторые используемые нами поставщики услуг или коммуникационные платформы могут обрабатывать или хранить персональные данные за пределами Европейской экономической зоны (ЕЭЗ).

Если персональные данные передаются за пределы ЕЭЗ, такая передача осуществляется в соответствии с главой V GDPR и, где применимо, на основании:

• решения Европейской комиссии об адекватности;

• Стандартных договорных положений, утверждённых Европейской комиссией;

• иного механизма передачи данных, предусмотренного GDPR.

В зависимости от выбранного вами способа связи сторонние коммуникационные платформы, такие как WhatsApp или Telegram, могут обрабатывать персональные данные в соответствии со своими собственными политиками конфиденциальности и механизмами международной передачи данных.

Вы можете связаться с нами для получения дополнительной информации о международной передаче данных, относящейся к обработке ваших персональных данных.

8. Файлы cookie и аналогичные технологии

Наш веб-сайт может использовать файлы cookie или аналогичные технологии, которые технически необходимы для корректной работы веб-сайта, обеспечения безопасности или предоставления функций, запрошенных посетителем.

В настоящее время мы не используем файлы cookie для сторонней поведенческой рекламы или маркетингового отслеживания, а также не используем Google Analytics или Meta Pixel.

Текущая инфраструктура нашего веб-сайта может устанавливать технически необходимые файлы cookie или использовать аналогичные технологии, необходимые для функционирования, предоставления или обеспечения безопасности веб-сайта.

Если в будущем мы внедрим аналитические, рекламные, маркетинговые или иные необязательные файлы cookie или аналогичные технологии, для которых требуется согласие, до их активации будет предоставлен соответствующий механизм получения согласия.

При необходимости дополнительная информация может быть представлена в отдельной Политике использования файлов cookie.

9. Автоматизированное принятие решений

Мы не используем персональные данные для принятия решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, включая профилирование, которые порождают юридические последствия для вас или аналогичным образом существенно влияют на вас в значении статьи 22 GDPR.

Любое решение иммиграционного, консульского, гражданственного, регистрационного или иного государственного органа принимается соответствующим органом самостоятельно и не является автоматизированным решением NordVisa.

10. Ваши права в соответствии с GDPR

С учётом условий и ограничений, предусмотренных применимым законодательством, вы можете иметь право:

• получить доступ к своим персональным данным и информацию об их обработке;

• исправить неточные или неполные персональные данные;

• потребовать удаления персональных данных при выполнении условий статьи 17 GDPR;

• ограничить обработку в случаях, предусмотренных статьёй 18 GDPR;

• возразить против обработки, основанной на законных интересах, в соответствии со статьёй 21 GDPR;

• получить свои персональные данные в переносимом формате при выполнении условий статьи 20 GDPR;

• в любое время отозвать согласие, если обработка основана на согласии, без влияния на законность обработки до его отзыва;

• в любое время и бесплатно возразить против обработки ваших персональных данных в целях прямого маркетинга, включая связанное с ним профилирование, в соответствии со статьёй 21(2) GDPR — после реализации данного права мы прекратим такую обработку;

• подать жалобу в компетентный надзорный орган по защите персональных данных.

Если персональные данные обрабатываются профессиональным партнёром или поставщиком услуг, выступающим самостоятельным контролёром (см. раздел 6.2), либо государственным органом (см. раздел 6.3), соответствующие права в отношении такой обработки следует осуществлять непосредственно перед соответствующим контролёром.

Для осуществления своих прав в отношении обработки, осуществляемой NordVisa, свяжитесь с нами:

info@nordvisa.ee

или:

Meretime Grupp OÜ (NordVisa)Uus-Sadama tn 21-207, Kesklinna linnaosa, 10120 Tallinn, Harju maakond, Estonia

Мы ответим на запрос без неоправданной задержки и в любом случае в течение одного месяца с момента его получения в соответствии со статьёй 12(3) GDPR.

В случаях, предусмотренных GDPR, этот срок может быть продлён максимум ещё на два месяца с учётом сложности и количества запросов. Мы уведомим вас о таком продлении и его причинах в течение одного месяца после получения запроса.

Если у нас имеются обоснованные сомнения относительно личности лица, направившего запрос, мы можем запросить дополнительную информацию, необходимую для подтверждения его личности.

Вы также имеете право подать жалобу в Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon), если считаете, что ваши персональные данные обрабатываются с нарушением применимого законодательства о защите данных.

Andmekaitse Inspektsioon
Tatari 39
10134 Tallinn, Estonia
Email: info@aki.ee
Website: www.aki.ee

11. Специалист по защите данных

Мы не назначали специалиста по защите данных (Data Protection Officer, DPO).

Если у вас имеются вопросы или опасения относительно обработки нами персональных данных, пожалуйста, свяжитесь с нами, используя контактные данные, указанные в разделе 16.

12. Предоставление персональных данных

Определённые персональные данные необходимы для оценки вашего запроса, заключения или исполнения договора об оказании услуг либо предоставления запрошенной вами услуги.

Как правило, вы не обязаны предоставлять нам персональные данные, за исключением случаев, когда они необходимы для оказания запрошенной услуги или требуются применимым законодательством.

Если вы не предоставите информацию, необходимую для конкретной услуги, заявления или процедуры, мы можем оказаться не в состоянии предоставить часть или все запрошенные услуги.

13. Персональные данные детей

Наши услуги не рекламируются и не предлагаются непосредственно детям, то есть лицам младше 18 лет.

Однако вопросы иммиграции, проживания, гражданства, воссоединения семьи и релокации могут требовать обработки персональных данных детей или иных несовершеннолетних в рамках услуг, оказываемых их родителям, опекунам или семьям.

В таких случаях мы обрабатываем персональные данные детей только тогда, когда они относятся к запрошенной услуге и необходимы для её оказания, а также в соответствии с применимыми требованиями законодательства о защите данных.

В соответствующих случаях коммуникация и инструкции по делу несовершеннолетнего осуществляются через его родителя, законного опекуна или иного уполномоченного представителя.

14. Источники персональных данных

Как правило, мы получаем персональные данные непосредственно от вас.

Если это относится к запрошенной вами услуге, мы также можем получать персональные данные от:

• ваших уполномоченных представителей;

• членов семьи или иных лиц, участвующих в вашем деле;

• профессиональных партнёров или поставщиков услуг, участвующих в предоставлении запрошенной услуги;

• государственных органов, реестров или общедоступных официальных источников, если это разрешено законом.

Настоящий раздел применяется только в тех случаях, когда мы фактически получаем ваши персональные данные из источника, отличного от вас.

Если применяется статья 14 GDPR, мы предоставим требуемую информацию в сроки, установленные GDPR, в том числе, в зависимости от обстоятельств, не позднее одного месяца после получения персональных данных, при первом обращении к вам либо до первого раскрытия персональных данных другому получателю.

15. Изменения настоящей Политики конфиденциальности

Мы можем время от времени обновлять настоящую Политику конфиденциальности в связи с изменениями наших услуг, операций по обработке персональных данных, технической инфраструктуры, поставщиков услуг или применимых юридических требований.

Актуальная версия будет опубликована на нашем веб-сайте с указанием соответствующей даты последнего обновления.

О существенных изменениях, если это требуется, может быть дополнительно сообщено другими подходящими способами.

16. Свяжитесь с нами

Если у вас есть вопросы относительно настоящей Политики конфиденциальности, вы хотите осуществить свои права в области защиты персональных данных или у вас имеются вопросы относительно обработки ваших персональных данных, пожалуйста, свяжитесь с нами:

Meretime Grupp OÜ (NordVisa) Регистрационный код: 10858669 Uus-Sadama tn 21-207, Kesklinna linnaosa, 10120 Tallinn, Harju maakond, Estonia Email: info@nordvisa.ee